【法律讲堂】印章管理:企业不能承受的风险之重

金丽律师
2020-02-26
来源:广东国智律师事务所

近来年,企业因印章管理不规范导致的纠纷和诉讼层出不穷,使企业面临巨大风险,有些甚至使企业承受巨额损失。究其根源,主要是因为企业疏于对印章的风险防控。那么,企业印章管理究竟有哪些“坑”,又如何避开这些“坑”呢?在本文,笔者将结合自己在某大型集团公司工作的管理经验和律师执业过程中的实务经验,谈谈企业应当如何规避印章管控的诸多风险。

印章管理


一、案例导入:120亿元“萝卜章”牵出的7.22亿元史上最大罚单

2016年12月20日,广东惠州侨兴集团下属的2家公司在“招财宝”平台发行的10亿元私募债到期无法兑付,后银监会(现为银保监会,下同)查明,这是广发银行惠州分行员工与侨兴集团人员内外勾结、私刻公章、违规担保案件,涉案金额约120亿元。银监会遂于2017年11月21日向广发银行发出行政处罚决定书(银监罚决字〔2017〕26号),对广发银行总行、惠州分行及其他分支机构的违法违规行为罚没合计7.22亿元,这便是当年轰动全国的侨兴债事件。侨兴债事件暴露出广发行存在的诸多问题,尤其该行“内控制度不健全……特别是印章、合同、授权文件……等方面管理混乱,为不法分子从事违法犯罪活动提供了可乘之机”。除开出上述巨额罚单外,银监会亦处罚了相关涉事人员,其中有6名涉案员工被依法移交司法机关处理。可见,印章管理不规范导致的不仅是经济损失,相关人员更可能面临刑事处罚。


一般而言,企业的印章主要有公司公章、党组织印章(常见于国有单位)、公司法定代表人签字章、财务专用章、合同专用章、证明专用章(或介绍信专用章)以及各部门的部门章等。实践中,因公章是法人权利的象征,代表法人的意志,因此是所有印章中使用范围最广的印章。凡是以公司名义制发的公文和函电,以公司名义出具的证明、授权委托书、介绍信、荣誉证书、报表和其他各类文件均可使用公章,公章具有极高的法律效力。可以说,公章是公司经营管理的“定海神针”,因其产生的纠纷便成为了公司印章管理不善的重灾区。接下来,本文将重点谈谈公章的使用,并举2个例子予以说明。


二、公司印章管理常见的“坑”

1、一些企业没有建立规范的印章刻制、保管、使用的规章制度,用章随意,使用印章未经过严格的审批流程。更有甚者,为图工作方便,甚至在空白的合同、公文纸、介绍信或未填写完整的凭证上盖印,为企业留下无穷尽的风险。

案例:2019年12月,某国有企业长期负责采购的员工A伪造一份金额为400万元的采购合同,利用印章保管员的信任,在没有提交印章审批表的情况下,谎称公司主要领导已知晓该采购事宜,但合同紧急,主要领导授意回办公室后再补用印审批手续。印章保管员因员工A长期负责采购事宜,基于信任,在没有核实的情况下就在合同上加盖了公司公章和法定代表人私章。半个月后,合同相对方见该国有企业迟迟不预付款项,派员工到公司询问情况,遂案发。该案例是笔者接受咨询的真实案件,所幸合同相对方因想寻求与该国有企业长期合作,在了解真实情况后承认了合同无效;员工A的行为则由公司纪委介入调查,另行处理。

2、个别企业项目部用章的范围模糊,没有专人专管,导致使用项目部章对外签订合同或者在工程量确认书上盖章的事情屡屡发生。此外,一些施工企业允许没有资质的单位和个人挂靠,甚至默许挂靠单位私刻本公司的印章加以使用,导致多枚印章同时存在,为企业埋下不定时炸弹。

案例:最高人民法院(2016)最高法民申255号《汪天雄与重庆群洲实业(集团)有限公司、朱惠德建设工程施工合同纠纷申诉、申请民事裁定书》。最高院认为:涉案的编号为“50010218011375”的重庆群洲公司印章虽然经过刑事判决确认梁裕霖已经构成伪造公司印章罪,但经法院查明该枚“公章在重庆群洲公司的经营活动及诉讼活动中均曾使用过”且“重庆群洲公司并未提出异议”。最高院认定“重庆群洲公司对该公章的存在、使用是知晓的。尽管其主张公章伪造,但其在明知该公章存在并使用的情况下,未采取措施防止相对人的利益损害,朱惠德使用编号为“50010218011375”的重庆群洲公司印章签订履行合同的行为应当认定为重庆群洲公司的行为……”。

3、印章没有专人管理,印章丢失或被盗后没有及时向公安机关报案,也没有及时主动在报纸上刊登印章遗失声明,为潜在用章留下巨大隐患。

4、公章被他人伪造、私刻后,公司法律意识和风险意识淡薄,未及时采取有效的法律手段化解风险,而是听之任之,放任风险无限扩大,给企业带来巨额经济损失。


三、见招拆招:公司印章管理风险防控十大黄金法则

1、真假印章难分辨,公司印章要唯一。从最高人民法院(2016)最高法民申255号案例来看,公司不能对私刻印章的法律效力进行选择性认可,一旦公司在某一交易中使用过私刻的印章(或者承认私刻印章的效力),那么该印章在另一交易中均应有效,而无论该印章是否为私刻、伪造,甚至行为人是否因此被判处刑事处罚。因此公司最好确保印章的唯一性,切莫贪图工作方便而刻制多枚印章并在不同场合混合使用。

2、管理要归口,制度要完善。建立完善的印章管理制度,明确印章的归口管理部门,由其负责确定印章的种类、范围、数量,组织印章的刻制、启用、废止和收回、销毁程序,从制度上确保印章的正确、安全使用。

3、用印要申请,手续要完备。用印人根据用印事项,填写用印申请单,经公司领导或工作授权范围内的部门领导批准后,将申请单交印章管理人员,并填写印章使用登记表,印章管理人员应检查签署手续完备情况,填写《印章使用登记表》情况后方可用印。严禁在空白的合同、公文纸、介绍信或未填写完整的凭证上盖印。

4、使用印章建台账,管理过程要严格。使用印章应当填写由公司统一印制的用印登记表,印章管理人员应当自己核对。印章具体管理使用部门指定专人负责本部门管理各类印章的保管、使用,确保做到专人、专柜、专锁,并明确印章保管人员应承担用印的的法律后果。

5、随用随锁保安全,携带外出须谨慎。印章保管人员要确保印章存放安全,未经允许,任何人不得将印章携带出印章管理人员办公室外使用,确需带公章外部使用时,必须经部门负责人特别批准,并签署书面借条或由印章管理人员携带印章同往。

6、印章范围要明确,超出范围要追责。加强对部门用章、项目部用章的管理和使用。门印章适用于以部门出具的通知、报告、证明等文件,部门印章原则上仅限于公司内部使用;项目部用章不能用于对外签订合同和用于对外证明,禁止分包方使用项目部用章。对于超出范围使用印章的,追究相关人员责任。

7、印章仿冒风险大,防范措施多样化。发现印章被仿冒时,及时向公安机关报案,追究仿冒人的法律责任;同时,在报纸上发布澄清声明,通知潜在客户;如仿冒合同的相对人不予配合解除已签订的合同,及时向当地法院起诉,通过法律途径确认相关合同无效。

8、废止旧章按程序,严防他日被使用。机构变更或撤销时,应及时废止旧印章,由主办部门填写废止申请表,按照企业内部流程批准后由印章归口管理部门统一收回封存或销毁。

9、遗失要报案,声明要及时。印章遗失后要及时向公安机关报案,取得报案证明,其中遗失公章、合同专用章、财务专用章等重要印章要及时登报声明作废。

10、人员变动办手续,印章移交方离职。印章保管人员离职或调动时,及时上缴印章并办理印章的移交手续后方可离职,不得将其所保管的印章私自转交他人。


金丽律师

金丽律师,毕业于中山大学,现为广东国智律师事务所专职律师。执业领域:公司法、建设工程合同纠纷、劳动人事纠纷等民商事经济纠纷、企业法律顾问等领域,联系电话:13129308585(微信同号)。


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